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Thema: Kakteenbörse organisieren

  1. #1
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    Standard Kakteenbörse organisieren

    Moin!

    Ja, ihr lest es ja schon.
    Hat jemand hier schon mal eine große Kakteenbörse organisiert und wie sind die Erfahrungen?


    lg
    Gärtnerei ist die langsamste der darstellenden Künste.

  2. #2
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    Das Thema muß ja doch interessieren, sonst gäb´s nicht so viele Klicks.
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  3. #3
    federmohn
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    Interessieren schon - aber wenn ich mir das Theater vorstelle, was meine Gemeinde für eine "grössere" Veranstaltung macht, dann ist mir das ehrlich gesagt zu viel Aufwand.

    Vielleicht geht es irgendwo anders mit weniger Bürokratie - aber hier muss man sich gleich auch mit Parkplatzkonzept, sanitären Einrichtungen für Aussteller & Besucher, ab einer gewissen Anzahl erwarteter Besucher auch mit einem Rettungsdienst/Notarzt usw. herumschlagen.

  4. #4
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    Okay, Notarzt wüßte ich auch nicht, wie organisieren, aber man kann doch eine Kakteenbörse in einem Gebäude mit allen Einrichtungen veranstalten.
    Mir schwebt sowas vor wie damals in Osnabrück. Das war eine Börse in einem Schulgebäude mit privaten Anbietern, aber auch Händlern aus dem In- und Ausland.


    lg
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  5. #5
    Moderator ***** Avatar von elkawe
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    Frag einfach mal beim Ordnungsamt nach und nimm gleich ein Konzept mit, damit die auch wissen, was du willst.
    Der Beitrag kann Rechtschreibfeler enthalten.

    Dieser Beitrag wurde bereits 12 mal von elkawe editiert, zuletzt vor 8 Minuten. Grund: Hab mirs anders überlegt
    Eine Reise durchs Kakteenjahr

  6. #6
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    Frag doch mal in der OG Wiesbaden nach, da sollte es ausreichend Erfahrung mit der Organisation solcher Veranstaltungen geben.

    Wir (die OG Darmstadt) hatten zum 60-jährigen Bestehen mal eine derartige große Veranstaltung zusammen mit Händlern und dem BoGa Darmstadt organisiert, ich weiß nur noch das dies eine Heidenarbeit war.
    Grundvoraussetzung sollte auf jedenfall eine ausreichend großer Zahl an Mitstreitern sein.


    Gruß vom plejadengucker

  7. #7
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    Ich muß das mal mit jemandem aus den Ortsgruppen besprechen, aber ich wollte nicht schon die Pferde scheu machen, vor allem weil ich keiner Gruppe angehöre.
    Die stellen sich sicher auf die Hinterbeine, wenn ich mit einer Idee ankomme, so nach der Art 'macht mal'.
    Wenn dann soll die Sache auch Hand und Fuß haben.
    An sowas wie Notarzt habe ich z.B. gar nicht gedacht. Da ist so ein Meinungsaustausch schon ganz gut, um Lücken im Konzept aufzudecken.

    Vorhin habe ich bereits bei einem thematisch anders gelagerten Verein spioniert, wie die das finanzieren.
    Da läuft das über Eintrittsgeld und Standmieten.


    Schon mal vielen Dank für die Vorschläge!
    Wenn noch jemand Ideen beizutragen hat, immer her damit.


    lg
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  8. #8
    Erfahrener Benutzer *** Avatar von BernhardA
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    Als Mitorganisator der Süddeutschen Kakteentage fallen mir spontan die folgenden Punkte ein:


    • Das inhaltliche Konzept ausarbeiten: Was soll konkret passieren, wie viele Tage mit welchen Händlern/Ausstellern/Vortragenden und für welche Zielgruppe (Profis oder Otto-Normalbürger? Familien oder Einzelpersonen? Kakteen oder Exotische Pflanzen & ein bißchen Kakteen)
    • Abschätzung wie viele Besucher kommen könnten... (kalkuliere lieber etwas pessimistisch)
    • Ort festlegen
    • Termin definieren, darauf achten was parallel alles für Termine stattfinden, die die obige Zielgruppe abwerben könnte.
    • Händler/Aussteller/Vortragende einladen inkl. schriftlicher Bestätigung und vollständiger Bezahlung der Standgebühr im Voraus.
    • Einen Business Case aufstellen: welche Ausgaben erwartest du und welche Einnahmen stehen dem gegenüber (z.B. Standgebühren, Eintritt). Am Ende sollte mindestens eine schwarze Null stehen, ich empfehle eher einen Risikopuffer.
    • Alle rechtlichen Aspekte klären wie Haftung/Versicherung, Verkaufsrecht am Sonntag, sonstige Verträge mit Dienstleistern wie z.B. Getränke oder Essen.
    • Werbung, Werbung, Werbung, Werbung!!! Plakate, Internet, regionale Zeitungen je nach oben definierter Zielgruppe.
    • Ein festes Team von 6-8 Personen definieren welches die komplette Verantwortung für das Gelingen übernimmt.
    • Gemeinsam mit deinem Team das Projekt durchplanen und konkrete Aufgaben verteilen die jeweils genau von einer Person zu verantworten sind mit einer zeitlichen Vorgabe bis wann es zu erledigen ist und dann dementsprechend auch jeweils nachhaken wie der Stand ist.
    • ....


    Wenn du wirklich ernst machst, dann sag nochmal Bescheid oder schick mir dein Konzept zur QS. Ich kann dann auch nochmal schauen - ich glaube, daß unser Chefplaner eine Checkliste hat, vielleicht hilft die noch weiter.

    Gruß Bernhard
    Kakteenfreunde Stuttgart und Umgebung: http://www.vkw-kakteen.de/

  9. #9
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    Vielen Dank Bernhard!
    Das hilft mir wirklich weiter!
    Ich sehe schon, da hängt sehr viel Arbeit dran und es ist gut, daß man als Außenstehender und Nutznießer auch mal die Arbeit hinter den Kulissen kennenlernt.
    An z.B. Versicherung habe ich natürlich auch nicht gedacht, aber man kann gar nicht so blöd denken, wie Unfälle passieren.


    lg
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  10. #10
    Moderator ***** Avatar von MarcoPe
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    Einen Notarzt benötigst du jedenfalls nicht! Da kommen keine Massen, wie bei den Ärzten oder beim Fußball.

    Mir fällt noch ein:
    - Der Ort sollte gut erreichbar sein.
    - Saal ausmessen und planen, worauf präsentiert wird. Also Tischkonstruktion usw.
    - Das Dekorationsmaterial nicht vergessen.
    - Da es sicher eine kleinere Veranstaltung ist, kann man das Catering selber machen.
    - Klein anfangen und erfahren, was passiert. So kann man das finanzielle Risiko in Grenzen halten. Bei Erfolg wiederholen und vergrößern.
    - Zeit einplanen. In Berlin benötigen wir eine Aufbauzeit von 7 Tagen, einen für den Abbau. Das ist aber groß für privates Engagement.
    - Wer transportiert eigentlich welche Pflanzen? Womit? Wir mieten 2 LKW (7,5 t) für jeweils einen Tag und benötigen zwischendurch noch mehr Fahrzeuge.

    Das mal auf die Schnelle.

    Grüße von
    Marco
    http://www.kakteenfreunde-berlin.de/
    Kakteenversteher, Autor bei Wikipedia, Mitglied und Samenspender bei der Deutschen Kakteengesellschaft

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